Privacyverklaring Gentse Universitaire Dansclub

Gentse Universitaire Dansclub,
Hoveniersberg 24,
9000 Gent

Laatste update: 25 mei 2018

De Gentse Universitaire Dansclub, hierna GUDc, is een erkende studentenvereniging aan de Universiteit Gent, hierna UGent, die tevens is aangesloten bij het Kultureel Konvent van de UGent, en bij Danssport Vlaanderen. GUDc houdt zich volledig aan de regels van de GDPR en werkt enkel samen met derde partijen die verklaren deze regels ook te onderschrijven.

Cookies

Om de werking van onze website te verbeteren maken wij gebruik van enkele cookies. Cookies zijn kleine stukjes tekst die worden opgeslagen op je computer door je browser en die je browser kan meedelen aan onze website telkens je ze bezoekt. De cookies op onze website bevatten nooit persoonlijke informatie en kunnen op geen enkele manier kwaad berokkenen aan je computer. Hierna volgt een overzicht van alle cookies die gebruikt worden wanneer je deze website bezoekt:

Google Analytics
Wij gebruiken Google Analytics om de gebruikersstatistieken van onze website bij te houden. Hiervoor moet Google een aantal tracking cookies laden telkens u onze website bezoekt. Deze cookies laten ons toe na te gaan hoeveel verschillende mensen onze website bezoeken en geven ons geanonimiseerde informatie die helpt om jullie de beste ervaring te garanderen. Zo vertellen ze ons bijvoorbeeld welke browsers onze bezoekers gebruiken en wat de resolutie van hun scherm is. Deze cookies bevatten geen persoonlijke informatie waarmee wij kunnen achterhalen wat jij specifiek gebruikt, enkel algemene statistieken over alle bezoekers van onze website. Indien je wilt weten wat Google zelf zoal met deze data doet kan je terecht op hun website.

Aanmelden bij GUDc
Telkens je je aanmeldt op onze website gebruiken we een tijdelijke cookie waarmee we jouw browser kunnen herkennen als aangemeld. Dit zorgt ervoor dat je niet op iedere pagina opnieuw moet aanmelden. Deze cookies worden automatisch gewist na iedere sessie. Ze bevatten geen persoonlijke informatie, buiten je gebruikersnaam op onze website, en worden nooit gedeeld met derde partijen.

Informatie gedeeld met derden

Alle leden van een studentenclub aan de UGent zijn automatisch verzekerd tijdens activiteiten van studentenverenigingen via hun inschrijving aan de UGent of een van de andere instellingen binnen de Associatie UGent. Daarbovenop hebben alle leden van GUDc ook nog een extra verzekering via Danssport Vlaanderen (meer details hierover kan je vinden op hun website), ook diegenen die niet (meer) studeren aan de Associatie UGent. Om die extra verzekering echter te kunnen voorzien zijn wij verplicht om informatie over onze leden door te geven aan Danssport Vlaanderen. Concreet gaat dit over de volgende gegevens:

– Je voor- en achternaam
– Je geboortedatum
– Je adres

Verder maken wij tevens gebruik van MailChimp om onze nieuwsbrief te verzenden. Hiervoor moeten wij de volgende informatie meedelen met hen:

– Je voor- en achternaam
– Je e-mailadres

Wat MailChimp verder doet met deze informatie kan je lezen op hun website.

Alle informatie die wij over jou bezitten die niet voorkomt in deze twee lijsten blijft altijd volledig binnen de club en wordt niet gedeeld met derden. Indien dit toch ooit nodig zou blijken te zijn zullen wij altijd op voorhand toestemming vragen aan ieder individueel lid en zal ieder lid altijd het recht hebben dit te weigeren.

Welke informatie bezitten wij?

GUDc bezit enkel de informatie die jij zelf gedeeld hebt tijdens je registratie. Concreet gaat het om de volgende dingen:

Gegevens Waarvoor gebruiken we dit Met wie delen we dit
Voor- en achternaam Ter identificatie Danssport Vlaanderen en MailChimp
E-mailadres Nieuwsbrief, Communicatie, Inloggen MailChimp
Geboortedatum Verzekering bij Danssport Vlaanderen Danssport Vlaanderen
Adres (Straat, Nummer, Stad, Postcode) Verzekering bij Danssport Vlaanderen Danssport Vlaanderen
Geslacht (Optioneel) Statistieken, Matchmaking Niemand
Telefoonnummer (Optioneel) In geval van dringend contact (bv. verplaatste of afgeschafte lessen) Niemand
Studierichting (Optioneel) Statistieken Niemand
Taal Communicatie, Website Niemand
Je inschrijvingsgeschiedenis Statistieken Niemand

Je kan al deze informatie (met uitzondering van je inschrijvingsgeschiedenis) te allen tijde aanpassen via je profiel op onze website. Indien je informatie permanent wenst te verwijderen kan je contact opnemen met de huidige webmaster. Alle informatie die wij bezitten over jou wordt sowieso verwijderd ten laatste 18 maanden na je laatste inschrijving, dit om het mogelijk te maken een jaar over te slaan zonder al je data te verliezen. Wens je nadien toch nog de nieuwsbrief te ontvangen, dan kan je contact opnemen met iemand van het bestuur om je op de mailinglijst te zetten. In dat geval houden we je naam en e-mailadres bij voor zolang je onze nieuwsbrief wenst te ontvangen.
De informatie die we gebruiken voor onze statistieken zal steeds in die statistieken vervat blijven, maar dan volledig anoniem. Een voorbeeld van zo’n statistiek is het aantal leden per opleiding. Deze data kan door het bestuur gebruikt worden om bijvoorbeeld te weten in welke opleiding we meer/minder reclame moeten maken.
Alle gegevens die we bezitten worden opgeslagen in onze beveiligde database waar enkel de webmaster toegang toe heeft. Deze database bevindt zich in Frankfurt (Duitsland) en wordt beheerd door Amazon Web Services. Zij hebben echter geen toegang tot de gegevens van leden op onze server.

Foto’s tijdens activiteiten

Tijdens onze activiteiten nemen wij regelmatig foto’s die wij kunnen gebruiken voor promo. Deze foto’s kunnen verder ook op de website of op onze Facebookpagina geplaatst worden. Indien je niet wilt dat foto’s waar jij op staat gebruikt worden voor deze doeleinden, stuur dan een e-mail naar info@gudc.be met daarbij een foto waarop je gezicht duidelijk herkenbaar is zodat we kunnen verzekeren dat we nooit foto’s uploaden waar jij herkenbaar op staat. Indien je niet wilt dat we nog langer een foto gebruiken die al online staat, dan kan je een e-mail sturen naar datzelfde adres met de foto in kwestie en dan zullen wij deze aanpassen of offline halen. Alle deelnemers aan activiteiten van GUDc gaan er impliciet mee akkoord dat we foto’s waar zij op staan gebruiken voor promodoeleinden door hun deelname aan onze activiteiten, tenzij ze schriftelijk bezwaar aangetekend hebben via info@gudc.be of via de klassieke post op het volgende adres: Hoveniersberg 24, 9000 Gent (t.a.v. GUDc).

Alle huidige leden van de dansclub zullen verwittigd worden telkens deze privacyverklaring geüpdatet wordt met een e-mail die een opsomming voorziet van de belangrijkste wijzigingen. Leden die deze wijzigingen niet wensen te aanvaarden kunnen de webmaster hiervan op de hoogte brengen op web@gudc.be. Deze zal dan je gegevens verwijderen. Afhankelijk van het moment waarop je dit meldt kan het zijn dat je hierdoor geen verdere toegang meer krijgt tot de danslessen en dat je je inschrijvingsgeld niet (of slechts gedeeltelijk) terug kan krijgen.